Si alguna vez ha sido invitado a una boda, puede notar que hay cierto flujo en el evento. Las flores de la ceremonia llegan a las mesas de la recepción nupcial. Platos de comida aparecen en la mesa de los seres queridos. Y tan pronto como terminas tus canapés de cóctel, los recién casados y la fiesta de bodas hacen su entrada mágicamente.
Lo que no ves es la gimnasia mental de las negociaciones del contrato de proveedores de bodas. Las docenas de proveedores buscaron si podían crear pequeñas degustaciones de la primera comida de la pareja. Horas dedicadas a revisar la lista de fotos perfecta con el fotógrafo de bodas. Este evento fluido es un baile delicado coreografiado por un hábil planificador de bodas.
Las parejas recién comprometidas que buscan un planificador pueden esperar apoyo en todos los aspectos de su gran día, desde crear y mantener el presupuesto de la boda hasta administrar la lista de invitados y el plano de asientos. Para su propia boda, hemos detallado todo lo que necesita saber sobre estos profesionales de la industria de bodas, incluida la importante diferencia entre un planificador y un coordinador.
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Cómo un planificador de bodas apoya tu gran día
Un planificador de bodas de servicio completo está con usted de principio a fin, ahorrándole incluso un poco de dinero en el camino. Lo ayudarán a planificar toda su boda, incluido el tipo de celebración que desea, encontrar un lugar para su ceremonia de boda, el lugar ideal para su recepción y un millón de otros detalles en los que aún no ha pensado.
Entonces, ¿qué hace exactamente un planificador de bodas? Aquí hay una lista principal de lo que normalmente puede esperar con un paquete completo de planificador de bodas.
Desarrollar el diseño de la boda.
Los planificadores de bodas trabajan con usted para dar forma a su gran día y luego darle vida. Piensa en un planificador de bodas como Miguel Ángel con una pieza de mármol en bruto: cortan los bordes y te dejan una obra maestra. Desde las paletas de colores hasta la estética general, pueden ayudarlo a tomar decisiones de decoración o asegurar un proveedor de diseño si no ofrecen estos servicios.
Obtiene proveedores de bodas, negocia propuestas y confirma contratos (y ofrece ahorros de costos!)
Los organizadores de bodas son expertos que conocen todos los trucos de la industria de la planificación de eventos, incluidos los mejores servicios de catering y los mejores lugares para bodas en su rango de precios. Es un error común pensar que los organizadores de bodas son caros. De hecho, la mayoría de las veces, un planificador de bodas se pagará a sí mismo con el tiempo ahorrado y con las negociaciones del contrato con los proveedores. “Las parejas pasan un promedio de 5 a 10 horas a la semana durante 12 a 18 meses planeando sus bodas; eso es suficiente para sumar un trabajo de medio tiempo”, explica Cindy Savage de Aisle Less Traveled. “¡Contratar a un planificador de bodas, no solo a un coordinador, puede ahorrarles mucho tiempo (y estrés) a las parejas! La mayor parte de esas horas se dedican a la investigación, la investigación, la recopilación de propuestas, la programación y la gestión de la logística necesaria para un gran evento, todas las cosas que un planificador de bodas de servicio completo hará por ellos”.
Ofrece soporte de primer nivel el día de su boda.
Mientras que algunos organizadores de bodas confían en los coordinadores para administrar el día, muchos ofrecen un servicio híbrido en el que están presentes el día de su boda para todo, desde percances en la floristería hasta el cierre de la recepción. “Cuando planeo una boda, todo en ese día es mi responsabilidad excepto el clima”, dice Melisa Imberman de The Event of A Lifetime. Comience preguntando a su planificador sobre los servicios del día en la reunión inicial para determinar qué está incluido en el paquete. Incluso si están en el sitio para asegurarse de que su día transcurra sin problemas, muchos no suelen trabajar como un equipo de configuración, por lo que es posible que aún se necesite ayuda externa.
Brinda servicios parciales si ya tiene una visión
La mayoría de los planificadores de bodas ofrecen niveles de servicio que van desde la planificación parcial hasta el servicio completo. Para las parejas que ya tienen una visión de su boda y un presupuesto organizado, la planificación parcial es una gran opción. Un planificador parcial puede hacer recomendaciones a los proveedores de bodas, refinar los detalles y los tiempos, actuar de enlace con el lugar de la boda, crear una lista de verificación del día de la boda y brindar apoyo adicional durante el proceso de planificación.
Administre otros detalles importantes de su gran día, que incluyen:
- Coordine reuniones con proveedores, incluidos su florista, fotógrafo, alquileres, proveedores y más
- Trabaja con la pareja para determinar y mantener un presupuesto de boda.
- Desarrolle un cronograma detallado para el gran día, que incluya momentos amistosos para los miembros de la familia y otros invitados importantes que pueda compartir en el sitio web de su boda.
- Ayuda con las invitaciones, incluida la etiqueta de la lista de invitados, la redacción y las confirmaciones de asistencia.
- Crear mapas de asientos y planos de planta
La diferencia entre un planificador de bodas y un coordinador de bodas
Es importante señalar que un coordinador y un planificador no son lo mismo. Mientras que un planificador trabaja para dar forma a su visión y guiarlo a través del proceso de planificación, un coordinador pone en práctica un plan en el gran día y lleva su arduo trabajo hasta la línea de meta.
“Un organizador de bodas comienza a trabajar con usted normalmente tan pronto como firma (generalmente un año o dos antes de la fecha de su boda) y trabaja con usted durante todo el proceso”, explica Amy Lynn Parmar de Poppy + Lynn. “Un coordinador de bodas llega el mes de su boda después de que ya haya planeado todo y ata todos los cabos sueltos con los proveedores, crea su cronograma y dirige el espectáculo el día de su boda”.
Aquí hay algunas áreas donde los coordinadores de bodas pueden brindar apoyo:
- Seguimiento de detalles de eventos
- Hacerse cargo de las comunicaciones con los proveedores antes de la boda.
- Asegurarse de que la pareja se mantenga dentro o por debajo del presupuesto
- Gestionar el matrimonio y abordar cualquier problema que pueda surgir.
- Entrega de propinas a proveedores al finalizar el evento
- Recepción de estafa (si el lugar no proporciona esto)
Cosas a tener en cuenta
Con tantos servicios ofrecidos por diferentes profesionales en la industria, sentirse abrumado es casi un hecho. Estamos aclarando algunas preguntas frecuentes sobre lo que un planificador de bodas puede hacer por ti y cómo puedes tener el gran día de tus sueños.
¿Necesito un planificador de bodas o un coordinador, o ambos?
Primero, hágase algunas preguntas. ¿Se va a casar localmente o está planeando una boda de destino? ¿Cuántos invitados están presentes? ¿Está cerca de un día festivo cuando las ubicaciones pueden ser escasas? Si está planeando una escapada con un ambiente informal, un coordinador podría ser suficiente para ayudarlo a guiarlo a través del proceso de planificación de la boda. Si desea un evento con una lista de invitados más grande o necesidades más complejas, contratar a un planificador y coordinador puede ser su mejor opción.
¿Necesito ayuda con la coordinación del día, además de un planificador?
¡Sí, sí, mil veces sí! “Un planificador de bodas… ayudará a definir algunas piezas básicas de decoración, pero por lo general no es un equipo de montaje”, explica Parmar. “Es decir, necesitarás contratar ayuda externa para armar todas tus sillas, mesas, etc.” Sin alguien que dirija el espectáculo el día de su boda, esa responsabilidad inevitablemente recaerá sobre usted. Otro ejemplo son las propinas a los vendedores, lo que generalmente se hace al final de la noche a través de una pila de sobres blancos llenos de dinero en efectivo. Después de posiblemente la mejor fiesta de tu vida, lo último en lo que quieres pensar es en terminar las finanzas de tu boda. Spoiler: es un asesino de vibraciones y ningún recién casado necesita esa energía. El día de la coordinación es imprescindible.
¿Mi lugar proporcionará un planificador de bodas?
Muchos lugares ofrecen servicios de coordinador de bodas, que generalmente consisten en una reunión inicial para compartir planes, más comunicación el mes del evento y servicios en el día. Si bien no ofrecen un servicio completo de planificación, ¡aproveche al máximo la asistencia el día de su boda! Los coordinadores del sitio pueden brindar apoyo con la instalación, el catering, el alquiler y la limpieza en lo que respecta al sitio. Trabajarán con su planificador y coordinador de bodas para garantizar que su día sea absolutamente perfecto para que pueda disfrutar cada segundo. ¿Tus hombros se hundieron y tu mandíbula se abrió? No se preocupe, esto es solo el estrés que abandona su cuerpo.
