organizar un evento academico

ORGANIZACION DE EVENTOS

Cómo planificar y estructurar un evento
 
Conózca completamente lo que debe tener en cuenta a la hora de planificar, montar y llevar a cabo un evento

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¿Cuándo?

en cuenta si las fechas del evento son flexibles o estáticas, todo esto le permitirá corroborar opciones de disponibilidad de horarios y días y posiblemente conseguir pioneros costos de temporada.
·Determine el plazo de anticipación para poder comunicar a sus asistentes del evento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.
·Establezca el tiempo de anticipación de salida en medios de comunicación relacionados con el evento.
·Calcule el tiempo de cada labor de la , tenga claridad de las tareas que requieren una organización previa de los asistentes, expositores, moderadores o de contenido de ayuda, su reparto y la acondicionamiento del salón.
en cuenta los tiempos mínimos para poder que sus asistentes coman los alimentos y bebidas, de forma cómoda y confortable, así y también el tiempo para poder registro, uso de facilidades sanitarios, tiempo para poder que se de escenarios o realicen preparación de contenidos, reciban o entreguen accesorios de traducción o elementos especiales.
 
¿Dónde?

Transportación
la recorrido del sitio del evento con sistemas de transportación que sus asistentes para poder presentarse a tiempo: distancia aeropuerto, distancia terminales de transportación, distancia hoteles o lugares de alojamiento, centros comerciales, parques o lugares turísticos. Eso le permitirá a sus asistentes a programar su permanencia durante el evento y sus movimientos para poder arribar a tiempo a todas las actividades.
·Sus asistentes ameritan transportes complementarios: Si / No. organice con la bastante oportunidad la forma como sus invitados llegarán al sitio del evento.

el número y tipo de las Cuartos, conforme con el perfil y gustos de sus invitados o asistentes.
Suites Especiales, necesita Cuartos con Camas King Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las Cuartos deben estar en área de para No-fumadores.
·El alojamiento es en el mismo sitio del evento, Si/No. En caso que no lo sea, las soluciones cercanas, el tiempo y forma de desplazamiento.
la entidad con la cual sus asistentes podrán realizar reserva de alojamiento o de transporte.
la seguridad del sitio del evento, del alojamiento y de los lugares del evento.
 
¿Cómo?

Temática

si la temática pertenece a una época comercial, o está alineada con un propósito de su compañía, es una fiesta, creación o una profundización de un asunto especifico.
si es la primera vez que ejecuta un evento asociado con la temática elegida.
Compruebe si la temática requiere un permiso de manejo de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos .
Determine el propósito para su evento, sobre cómo evaluarlo y cuál es la meta a ganar.
·Determine un importe utilizable, un tope máximo a invertir y la retribución que hará su evento a su flujo de caja.
el calendario de acontecimientos que se estén realizando en la misma localidad o región para poder evitar un enfrentamiento con la temática, asistentes o fechas no convenientes.
la agenda del evento y publíquela con anticipación a los asistentes.
Determine si necesita que sus asistentes asistan con indumentaria, vestimenta o elementos específicos e notifíqueles con al menos tres semanas de anticipación.
Compruebe si necesita una específica para los asistentes para Ciertas actividades del evento, determine las opciones e con si se necesita. en compañía de el personal de soporte del sitio del evento las opciones de organización y acomodo de los asistentes en relación a forma, cantidad, sitio y tiempo.
la agenda ejercicios para diversión que conectar a sus asistentes con la firma o evento, que se relajen y distraigan en torno a su tarea. Eso le beneficia a sostener la consideración de su auditorio y la estancia en todo el evento.

Moderadores, , estrellas, Profesores o Presentadores

·Sus exponentes son nacionales o extranjeros.

Necesitan alternativas específicas de alojamiento, transporte, travesías en la localidad o sitio del evento.
Investigue si ya conocen la localidad o sitio del evento.

·Sus exponentes son personas reconocidas o famosas.

·Tenga clara la trayectoria de sus expositores, lo que le posibilitará elaborar el guión de introducción o incluir la información en su product del evento.
·Sus expositores utilizan un manejo especial de imagen o de representación que necesitan organización de schedule, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.
·Sus ponentes o artistas ameritan un espacio tales como camerinos para su planificación antes y después al evento.
·Valide las recomendaciones de la alimentación de sus moderadores, ponentes o artistas.
Charle con anticipación al evento con sus ponentes, artistas, docentes o moderadores para poder que haya precisión de la cifra y las peculiaridades de asistentes, condiciones del alojamiento, transporte y servicios específicos.
Organice con los moderadores, ponentes, conferencistas o artistas las condiciones de las presentaciones, solicítelas con anticipación y fije con precisión acerca de los momentos de introducción.

Registro

·Valide si necesita efectuar un registro al inicio para el evento. Este lo podria precisar para poder inscripciones, distribución de contenido, de elementos de traducción simultánea, para distribución de elementos a utilizar en tareas del evento.
·Verifique los puntos que va a imprimir en distintivos y el modo de inscripción.
Acuerde qué efectuar en caso que arriben asistentes en reemplazo o poder del invitado principal o inicial.
·Determine previamente lo que realizará si arriban asistentes extras a los proyectados. Eso para poder calcular salones alternos, pantallas de proyección en diversos espacios, comidas y bebidas extras y material del evento.

Asistentes

·Identifique el perfil demográfico y socioeconómico de los asistentes: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus productos. Eso le permitirá personalizar Ciertas tareas de su evento y sorprenderlos.
Investigue si los asistentes ya habían acudido a un evento comparable realizado en su firma o por otra asociación.
·Valide que tipo de publicidad realizará para su evento, el precio y los medios en los cuales va a encontrarse anunciada la información del evento.

Alimentos y bebidas

·Verifique y sea claro si su evento comprende comidas: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En caso que no los incluya infórmele a los clientes los sitios que hay disponibles cercanos para poder que sus clientes posean la libertad de hallar de forma fácil estas opciones.
·Verifique la presentación de los comidas y bebidas.
elija el menú o menús previamente. Investigue si sus comensales ameritan alimentos específicas debido a situaciones médicas, alergias o gustos.
·Tenga claridad en los precios de venta del Menú, qué comprende, los impuestos y precio de atención de meseros.
·Valide si hay flexibilidad para poder elegir Ítems fuera del menú estándar del punto del evento.
·Verifique si proveen estaciones de café y agua: número, elementos, presentación, horario, precio, lugar y servicio.

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Compruebe el precio del evento si los asistentes comen alimentos y bebidas en el mismo sitio del evento, comprendido en la precio de asistencia o lo hacen por su cuenta y los riesgos ligados al éxito sobre la organización de su evento.
estime de 40 a 50 minutos para poder el desayuno, 50 a 60 minutos para poder el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos tambien hasta de 300 personas.
·Para más de 300 personas aumente entre 5 y 10 minutos en cada instante.
·Calcule una o 2 tazas de café o aromática por persona por la mañana. En la tarde, calcule una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.
·Verifique si requiere asistencia a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más adecuado para poder su evento. Cheque el precio de cada una de esas posibilidades.
·En caso de necesitar oferta de licores, tenga en consideración la clase, fiabilidad, diversidad e incluya usualmente la oferta de cocteles o cervezas sin alcohol.

Salones

·Cuántos salones necesita.
Necesita salones o espacios alternos.
·De qué tamaño son los salones que requiere.
·Cuál es el ensamblaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de pescado.
·Cuál es la disposición de los salones: solo sillas, con mesas y sillas, sin mesas y sillas, otros específicos.
·El salón necesita calefacción o ventilación, sonido, ayudas audiovisuales específicos.
·El salón es de sencillo ubicación para poder los asistentes.
·La luz del salón podria ser controlada de forma fácil de tal forma que no se produzcan fallas en las proyecciones o calidad de las imágenes de su evento.
Tiene con servicios sanitarios cerca. Sitúe y tenga clara la información para poder darla a sus asistentes.
·Valide el posible ruido que pudiera afectar el desarrollo eficiente de el evento.
Necesita salones con paso para poder personas con algún tipo de discapacidad.
·Verifique si debe reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a distribuir como zona de la decoración y ambientación del evento, las dimensiones y cantidades de los espacios, tenga clara la forma de localizar instrumentos publicitarios en los salones y los permisos para poder realizarlo.
Necesita facilidades de audio / vídeo propios del sitio del evento o requiere alquiler exterior.
Necesita proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de datos, pantallas específicas, propios del lugar del evento o requiere alquiler externo.
·Verifique si precisa private calificado para poder el manejo de ayudas de sound, sonido o movie.
·Valide si necesita dispositivos específicas para conexión an internet, proyección de audioconferencias, equipo de grabación de sonido o de movie.
Determine previamente si necesita documentar memorias, testimonios durante el evento para poder luego difundirlas, entregarlas o enviarlas a sus asistentes.
La día del evento, por lo menos una hora antes, haga un recorrido previo a muchos de los espacios contratados y cheque las condiciones.
Otros
·Verifique las opciones de parqueadero para poder sus asistentes, ubicación, precio, proximidad con el sitio del evento, alternativas, horas y seguridad.
·Valide si requiere valet parking para poder sus asistentes.
·Considere servicios extras tales como Centro de Negocios, Cambio de Moneda, Bancos, Centros Comerciales, rutas Turísticos o Agencia de Viajes, gym, Sala Internet, Servicio Wifi.
·Establezca si requiere comprar previamente obsequios para poder los asistentes o para poder asistentes específicos y cómprelos con anticipación al evento.
Corrobore que los materiales, dispositivos y ayudas logísticas estén en el sitio del evento al menos un día antes del mismo, confirme la disponibilidad y el estado.
Organice y asegure que después del evento se tenga claridad acerca de qué realizar y a quién hacer llegar los materiales, dispositivos y ayudas específicas que quedaron del evento y cómo deben regresar a proveedores, expositores, moderadores o a su oficina.
Avise al operador de su evento los cambios de última hora con oportunidad, tan rápido estos cambios sean conformados, sea preciso en las instrucciones y valide que fueron entendidas verdaderamente.
·Verifique las condiciones de propinas y costos específicos.
·Al final de cada día del evento o de cada tarea, firme los recibidos de satisfacción o los comprobantes de pago y guarde una copia para poder la facturación definitiva.
Defina si requiere condiciones específicas de decorado o ambientación, el precio y el tiempo de organización, así como los proveedores y las características.
Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e gravamenes
·Considere precios por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de anticipación para poder confirmar, reservar o cancelar.
Investigue los impuestos de renta, sonido, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.
·Valide si necesita permisos de entidades de tipo de vigilancia como policiales, manejo de multitudes, bomberos, enfermería o servicio médico.
·Envíe oportunamente y por escrito la información de identificación de la empresa que liquidará el evento, las condiciones de pago, la confirmación de fechas, salones, comidas y bebidas, dispositivos y servicios del interior o externos y de proveedores.
Confirme las condiciones de autorizaciones para poder pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
·Valide el porcentaje permitido para poder adicionales, el precio y qué realizar en caso de sobrantes.
·Haga una reunión con el operador del evento al final del día o de cada tarea especial y evalúen los servicios: salones, dispositivos, comidas, extras, transportación, tiempos, materiales, proveedores.
Haga la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.

Valoración y cierre
·Haga una reunión con el operador del evento al final del día o de cada tarea especial y valoren los servicios: salones, dispositivos, comidas, extras, transporte, tiempos, materiales, proveedores.
Lleve a cabo la evaluación de trabajo del evento y haga las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.

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