como organizar un evento para boda

ORGANIZACION DE EVENTOS

La manera sobre cómo planear y gestionar un evento
 
Conózca completamente lo que debe tener en consideración a la hora de planear, montar y llevar a cabo un evento

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¿Cuándo?

tome en consideración si las fechas del evento son flexibles o fijas, esto le permitirá validar alternativas de disponibilidad de horarios y días y posiblemente conseguir mejores costos de época.
·Determine el tiempo de anticipación con el fin de a sus asistentes del evento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.
·Establezca el tiempo de anticipación de salida en medios de comunicación relacionados con el evento.
estime el tiempo de cada actividad de la , tenga claridad de las tareas que requieren una preparación previa de los asistentes, expositores, moderadores o de material de apoyo, su reparto y la disposición del salón.
tome en consideración los tiempos mínimos con el fin de que sus asistentes tomen los alimentos y bebidas, de forma cómoda y confortable, así como el momento con el fin de registro, uso de facilidades sanitarios, tiempo con el fin de que se muevan de escenarios o realicen preparación de contenidos, reciban o entreguen equipos de traducción o elementos especiales.
 
¿Dónde?

Transportación
Calcule la trayecto del sitio del evento con métodos de transporte que sus invitados con el fin de llegar a tiempo: recorrido aeropuerto, trayecto terminales de transporte, trayecto hoteles o sitios de alojamiento, centros comerciales, parques o lugares turísticos. Eso le permitirá a sus invitados a programar su estadía en el evento y sus movimientos con el fin de arribar a tiempo a todas las actividades profesionales.
·Sus invitados ameritan transportes complementarios: Si / No. con la bastante oportunidad la forma como sus invitados al sitio del evento.
Alojamiento
Corrobore el número y tipo de las habitaciones, de acuerdo con el perfil y de sus invitados o asistentes.
·Requiere Suites Especiales, requiere habitaciones con Camas King Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las habitaciones tienen que estar en área de para No-fumadores.
·El alojamiento es en el mismo sitio del evento, Si/No. En caso que no lo sea, verifique las soluciones cercanas, el tiempo y forma de .
confirme la organizacion con la cual sus invitados podrán hacer reserva de alojamiento o de traslado.
·Valide la del sitio del evento, del alojamiento y de los sitios del evento.
 
¿Cómo?

Temática

·Valide si la temática pertenece a una época comercial, o está alineada con un objetivo de su compañía, es una fiesta, creación o una profundización de un motivo especifico.
·Valide si es la primera ocasión que hace un evento con la temática seleccionada.
confirme si la temática necesita un permiso de uso de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos .
Determine el objetivo de su evento, cómo medirlo y cuál es la meta a ganar.
un presupuesto disponible, un tope máximo a destinar y la retribución que conseguirá su evento a su flujo de caja.
Confirme el calendario de acontecimientos que se estén realizando en la misma ciudad o zona con el fin de prevenir un conflicto con su temática, invitados o fechas no apropiados.
la agenda del evento y con anticipación a sus invitados.
Defina si requiere que sus invitados vistan con , vestimenta o elementos específicos e infórmeles con al menos tres semanas de anticipación.
Compruebe si requiere una organización específica de sus asistentes en cuanto a Ciertas tareas del evento, las condiciones e informe con oportunidad si se necesita. Coordine en compañía de el personal de apoyo del sitio del evento las condiciones de reparto y acomodo de los invitados en relación a forma, número, sitio y tiempo.
Integre en la agenda ejercicios de recreo las cuales permitan relacionar a sus asistentes con su empresa o evento, que se relajen y distraigan en torno a su actividad. Eso le beneficia a sostener la atención de su y la en la totalidad el evento.

Moderadores, , estrellas, o Presentadores

·Sus son nacionales o extranjeros.

·Requieren opciones específicas de alojamiento, traslado, recorridos en la ciudad o sitio del evento.
·Verifique si ya conocen la ciudad o sitio del evento.

·Sus son seres reconocidas o renombradas.

·Tenga clara la trayectoria de sus expositores, esto le permitirá preparar el guión de presentación o introducir la información en su material del evento.
·Sus expositores tienen un uso especifico de imagen o de representación que requieren coordinación de agenda, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.
·Sus expositores o protagonistas requieren un lugar tales como camerinos para su preparación antes y después al evento.
·Valide las orientaciones de la comida de sus moderadores, expositores o protagonistas.
Platique con antelación al evento con sus expositores, artistas, docentes o moderadores con el fin de que tengan precisión de la cantidad y las peculiaridades de asistentes, opciones del alojamiento, traslado y servicios específicos.
Organice con sus moderadores, expositores, conferencistas o artistas las expectativas de las exposiciones, pídalas con antelación y fije con precisión sobre los momentos de presentación.

Registro

·Valide si requiere realizar un registro al principio del evento. Este lo podria necesitar con el fin de inscripciones, entrega de material, de instrumentos de traducción simultánea, para entrega de instrumentos a utilizar en actividades del evento.
Cheque los datos los cuales va a imprimir en escarapelas y el sistema de inscripción.
Acuerde qué realizar en caso que lleguen asistentes en sustitución o poder del invitado principal o original.
Organice previamente qué hará si llegan asistentes extras a los planeados. Eso con el fin de calcular salones alternos, pantallas de proyección en diferentes espacios, alimentos y bebidas extras y material del evento.

Asistentes

Determine el perfil demográfico y socioeconómico de sus invitados: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus productos. Eso le permitirá personalizar Ciertas tareas de su evento y sorprenderlos.
·Verifique si sus invitados ya habían acudido a un evento comparable realizado en su empresa o por otra compañía.
Investigue que clase de Promoción hará a su evento, el precio y los medios en los los que va a encontrarse divulgada la información del evento.

Comidas y bebidas

Cheque y sea explícito si su evento abarca alimentos: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En caso que no los incluya infórmele a sus clientes los sitios disponibles cercanos con el fin de que sus clientes tengan la comodidad de hallar con facilidad dichas opciones.
Cheque la presentación de los alimentos y bebidas.
Escoja el menú o menús antes. Verifique En Caso De Que sus asistentes requieren alimentos específicas debido a condiciones médicas, alergias o gustos.
·Tenga claridad en los costos del Menú, qué abarca, los impuestos y precio de atención de meseros.
·Valide si existe flexibilidad con el fin de decidir Ítems fuera del menú normal del sitio del evento.
Cheque si ofrecen estaciones de café y agua: número, componentes, presentación, horario, precio, localización y servicio.

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Verifique el precio del evento En Caso De Que sus invitados comen alimentos y bebidas en el mismo sitio del evento, comprendido en la precio de asistencia o lo hacen por su cuenta y los riesgos vinculados al éxito de la coordinación de su evento.
estime de 40 a 50 minutos con el fin de el desayuno, 50 a 60 minutos con el fin de el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos hasta de 300 personas.
·Para más de 300 personas incremente entre 5 y 10 minutos en cada momento.
·Calcule una o 2 tazas de café o aromática por invitado por la mañana. En la tarde, estime una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.
Cheque si necesita servicio a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más adecuado con el fin de su evento. Cheque el precio de cada una de esas posibilidades.
·En caso de necesitar ofrecimiento de licores, tenga en cuenta la calidad, fiabilidad, diversidad e incluya en todo momento la oferta de cocteles o cervezas sin alcohol.

Salones

·Cuántos salones requiere.
Necesita salones o espacios alternos.
·De qué medida son los salones que necesita.
·Cuál es el ensamblaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de pescado.
·Cuál es la acomodo de los salones: solamente sillas, con mesas y sillas, sin mesas y sillas, otros específicos.
·El salón necesita calefacción o ventilación, audio, ayudas audiovisuales específicos.
·El salón es de fácil localización con el fin de los asistentes.
·La luz del salón podria ser controlada con facilidad de tal forma que no se produzcan fallas en las proyecciones o calidad de las imágenes de su evento.
·Cuenta con servicios sanitarios cerca. Sitúe y tenga clara la información con el fin de informarla a sus invitados.
Cheque el posible sonido que pudiese afectar el desenvolvimiento eficiente de el evento.
Necesita salones con paso con el fin de personas con algún clase de discapacidad.
Cheque si debe reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a distribuir como parte de la ornamentación y ambientación del evento, las dimensiones y cantidades de dichos espacios, tenga clara la forma de localizar complementos publicitarios en los salones y los permisos con el fin de lograrlo.
Necesita facilidades de audio / vídeo propios del sitio del evento o necesita arrendamiento exterior.
Necesita proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de datos, pantallas específicas, propios del lugar del evento o necesita arrendamiento externo.
Cheque si requiere private capacitado con el fin de el uso de ayudas de audio, audio o video clip.
·Valide si requiere equipos específicas para conexión an internet, proyección de audioconferencias, dispositivo de grabación de audio o de video clip.
Determine previamente si requiere documentar memorias, testimonios durante el evento con el fin de luego publicarlas, entregarlas o enviarlas a sus asistentes.
·El día del evento, por lo menos una hora un poco antes, haga un recorrido previo a todos los espacios contratados y verifique las condiciones.
Otros
Cheque las alternativas de estacionamiento con el fin de sus asistentes, ubicación, precio, proximidad con el sitio del evento, opciones, horas y seguridad.
Cheque si necesita valet parking con el fin de sus asistentes.
Tome en cuenta productos extras tales como Centro de Negocios, Cambio de Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Turísticos o Agencia de Viajes, club deportivo, Sala online, Servicio Wifi.
·Establezca si necesita adquirir previamente obsequios con el fin de los asistentes o con el fin de invitados específicos y consígalos con antelación al evento.
·Asegure que los materiales, equipos y ayudas logísticas estén en el sitio del evento al menos un día un poco antes del mismo, confirme la disponibilidad y el estado.
Organice y ratifique que después del evento se tenga claridad acerca de qué hacer y a quién hacer llegar los materiales, equipos y ayudas específicas que quedaron del evento y la forma en que deben retornar a proveedores, expositores, moderadores o a su oficina.
Avise al operador de su evento los cambios de última hora con oportunidad, tan rápido estos cambios sean conformados, sea concreto en las indicaciones y corrobore que fueron comprendidas verdaderamente.
Cheque las condiciones de propinas y gastos específicos.
·Al final de cada día del evento o de cada actividad, firme los recibidos de satisfacción o los recibos de pago y conserve una copia con el fin de la facturación definitiva.
·Determine si necesita formas específicas de decoración o ambientación, el precio y el tiempo de preparación, así como los Subministradores y las cualidades.
Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e Impuestos
·Considere precios por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de antelación con el fin de confirmar, reservar o cancelar.
·Verifique los impuestos de renta, música, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.
·Valide si requiere permisos de organizaciones de tipo de vigilancia como policiales, uso de aglomeraciones, bomberos, enfermería o servicio médico.
·Envíe debidamente y por escrito la documentación de identificación de la compañía que pagará el evento, las formas de pago, la confirmación de fechas, salones, alimentos y bebidas, equipos y servicios del interior o externos y de suministradores.
·Aclare las condiciones de autorizaciones con el fin de pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
·Valide el porcentaje permitido con el fin de adicionales, el precio y qué hacer en caso de sobrantes.
Organice una reunión con el operador del evento al final del día o de cada actividad especial y evalúen los productos: salones, equipos, alimentos, extras, transporte, tiempos, materiales, suministradores.
Haga la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

Valoración y cierre
Organice una reunión con el operador del evento al fin del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, extras, traslado, tiempos, materiales, suministradores.
Haga la evaluación de trabajo del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

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