como organizar un evento bailable

ORGANIZACION DE EVENTOS

Cómo planificar y gestionar un acontecimiento
 
Averigue todo lo que debe tomar en consideración a la hora de planificar, organizar y llevar a cabo un acontecimiento

Te recomendamos la sección : organizadora de eventos donde podras encontrar todo lo relacionado para organizar tu evento ya sea una organizacion de bodas o una organizacion de tu fiesta, por favor ponte en contacto y con gusto juntos crearemos algo de magia para tu evento


 

¿Cuándo?

·Tenga en consideración si las fechas del acontecimiento son con flexibilidad o estáticas, lo que le permitirá validar opciones de disponibilidad de horarios y días y seguramente obtener mejores costos de época.
·Determine el plazo de anticipación para a sus asistentes del acontecimiento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.

·Calcule el lapso de cada labor de la agenda, tenga claridad de las acciones que requieren una organización previa de los asistentes, expositores, moderadores o de contenido de apoyo, su reparto y la disposición del salón.
·Tenga en consideración los tiempos mínimos para que sus asistentes los alimentos y bebidas, de forma cómoda y confortable, así como el tiempo para registro, uso de servicios sanitarios, periodo para que se de escenarios o realicen planificación de contenidos, reciban o den dispositivos de traducción o elementos especiales.
 
¿Dónde?

Transporte
la lejania del lugar del evento con sistemas de transporte que utilizarán sus asistentes para arribar a tiempo: distancia aeropuerto, trayecto terminales de transporte, trayecto hoteles o sitios de hospedaje, centros comerciales, parques o sitios turísticos. Eso le permitirá a sus asistentes a planificar su permanencia a lo largo de el evento y sus desplazamientos para llegar a tiempo a la totalidad de las actividades profesionales.
·Sus asistentes ameritan transportes complementarios: Si / No. organice con la suficiente la forma como sus invitados al lugar del acontecimiento.
Alojamiento
Corrobore el número y tipo de las habitaciones, de acuerdo con el perfil y requerimientos de sus invitados o asistentes.
Necesita Suites Especiales, requiere habitaciones con Camas King Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las habitaciones tienen que estar en área de para No-fumadores.
·El hospedaje es en el mismo lugar del evento, Si/No. En caso que no lo sea, cheque las alternativas cercanas, el lapso y forma de transportación.
·Asegure la entidad con la cual sus asistentes podrán realizar reserva de hospedaje o de traslado.
la seguridad del lugar del acontecimiento, del hospedaje y de los sitios del acontecimiento.
 
¿Cómo?

Temática

Corrobore si la temática corresponde a una día comercial, o está alineada con algún objetivo de su firma, es una fiesta, lanzamiento o una profundización de algún tema especial.
Corrobore si es la primera vez que hace un acontecimiento asociado con la temática escogida.
confirme si la temática necesita un consentimiento de uso de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos específicos.
Determine el objetivo de su acontecimiento, cómo y cuál es la meta a ganar.
un presupuesto disponible, un tope máximo a destinar y la remuneración que conseguirá su acontecimiento a su flujo de caja.
·Valide el calendario de eventos que se estén haciendo en la misma localidad o región para evitar un enfrentamiento con su temática, asistentes o fechas no .
Establezca la agenda del acontecimiento y publíquela con anticipación a los asistentes.
si requiere que sus asistentes vistan con indumentaria, o elementos específicos e avíseles con al menos tres semanas de anticipación.
Compruebe si requiere una de los asistentes para algunas tareas del acontecimiento, las condiciones e informe con tiempo si se necesita. Organice en compañía de el personal de soporte del lugar del acontecimiento las condiciones de organización y acomodación de los en cuanto a forma, cifra, lugar y tiempo.
la agenda actividades de entretenimiento que permitan conectar a sus asistentes con su firma o acontecimiento, que se relajen y distraigan en torno a su tarea. Eso le ayuda a mantener la atención de su publico y la en todo el acontecimiento.

Moderadores, Expositores, , o Presentadores

·Sus exponentes son nacionales o extranjeros.

Necesitan alternativas específicas de hospedaje, transportación, recorridos por la localidad o lugar del acontecimiento.
·Verifique si ya conocen la localidad o lugar del acontecimiento.

·Sus exponentes son seres notables o renombradas.

·Tenga clara la trayectoria de sus expositores, lo que le posibilitará hacer el guión de presentación o introducir la información en su product del evento.
·Sus expositores tienen un uso especifico de imagen o de representación que requieren coordinación de schedule, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.
·Sus expositores o protagonistas requieren un sitio como camerinos para su preparación antes y posterior al acontecimiento.
Corrobore las recomendaciones de la alimentación de sus moderadores, expositores o protagonistas.
Platique con anticipación al acontecimiento con sus expositores, artistas, docentes o moderadores para que haya claridad de la cantidad y las características de asistentes, condiciones del alojamiento, transportación y servicios específicos.
·Coordine con los moderadores, expositores, conferencistas o artistas las condiciones de las presentaciones, pídalas con anticipación y establezca con claridad acerca de los momentos de presentación.

Registro

Corrobore si requiere efectuar un registro al comienzo del acontecimiento. Este lo puede necesitar para inscripciones, entrega de contenido, de elementos de traducción simultánea, para entrega de elementos a usar en tareas del acontecimiento.
Cheque los puntos que va a imprimir en distintivos y el sistema de inscripción.
Acuerde qué efectuar en cuestión que arriben asistentes en reemplazo o conseguir del invitado principal o inicial.
Organice previamente qué realizará si llegan asistentes extras a los proyectados. Eso para calcular salones alternos, pantallas de proyección en otros lugares, alimentos y bebidas extras y material del acontecimiento.

Asistentes

Determine el perfil demográfico y socioeconómico de los asistentes: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus productos. Eso le dejará ajustar algunas acciones de su acontecimiento y sorprenderlos.
·Verifique si los asistentes ya habían asistido a un acontecimiento similar realizado por su firma o por otra compañía.
Investigue que clase de Promoción realizará para su acontecimiento, el precio y los medios en los los que va a estar anunciada la información del acontecimiento.

Comidas y bebidas

Cheque y sea explícito si su acontecimiento comprende alimentos: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En el caso que no los incluya infórmele a los clientes los sitios que existen cercanos para que sus clientes tengan la libertad de hallar de forma fácil estas opciones.
Cheque la presentación de las alimentos y bebidas.
Escoja el menú o menús antes. Investigue En Caso De Que sus invitados requieren alimentos específicas debido a situaciones médicas, alergias o preferencias.
·Tenga claridad en los costos del Menú, qué comprende, los impuestos y precio de servicio de meseros.
Corrobore si hay flexibilidad para seleccionar alimentos fuera del menú estándar del lugar del acontecimiento.
Cheque si brindan estaciones de café y agua: cantidad, elementos, presentación, horario, precio, lugar y servicio.

Contamos con la mas alta calidad en Taquizas para eventos por favor contactanos y te llevaremos a tu fiesta la mejor comida de México

Compruebe el precio del acontecimiento En Caso De Que los asistentes toman alimentos y bebidas en el mismo lugar del acontecimiento, incluido Dentro la tarifa de concurrencia o lo hacen por su cuenta y los riesgos ligados al triunfo sobre la coordinación de su acontecimiento.
·Calcule de 40 a 50 minutos para el desayuno, 50 a 60 minutos para el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos hasta de 300 personas.
·Para más de 300 personas aumente entre 5 y 10 minutos en cada instante.
·Calcule una o dos tazas de café o aromática por persona durante la mañana. En la tarde, estime una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.
Cheque si necesita asistencia a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más adecuado para su evento. Verifique el precio de cada una de esas opciones.
·En caso de requerir ofrecimiento de licores, tenga en cuenta la calidad, seguridad, variedad e incluya en todo momento la oferta de cocteles o cervezas sin alcohol.

Salones

·Cuántos salones requiere.
Necesita salones o espacios alternos.
·De qué medida son los salones que necesita.
·Cuál es el montaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de pescado.
·Cuál es la disposición de los salones: solamente sillas, con mesas y sillas, sin mesas y sillas, otros específicos.
·El salón necesita calefacción o ventilación, audio, ayudas audiovisuales específicos.
·El salón es de simple ubicación para los asistentes.
·La iluminación del salón puede ser manejada de forma fácil de tal forma que no se produzcan fallas en las proyecciones o calidad de las imágenes de su acontecimiento.
·Cuenta con servicios sanitarios cerca. Ubíquelos y tenga clara la información para darla a sus asistentes.
·Valide el posible ruido que pudiera perjudicar el desarrollo eficiente de su acontecimiento.
Necesita salones con acceso para personas con cualquier clase de imposibilidad.
Cheque si debe reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a comercializar como zona de la ornamentación y ambientación del acontecimiento, las dimensiones y cantidades de estos espacios, tenga clara la forma de localizar complementos publicitarios en los salones y los permisos para lograrlo.
Necesita servicios de audio / vídeo propios del lugar del evento o necesita alquiler externo.
Necesita proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de información, pantallas específicas, propios del lugar del acontecimiento o necesita alquiler externo.
Cheque si necesita private capacitado para el uso de ayudas de sound, audio o video clip.
Corrobore si requiere equipos específicas para conexión a net, proyección de audioconferencias, dispositivo de grabación de audio o de video clip.
Determine previamente si requiere documentar memorias, testimonios a lo largo de el acontecimiento para luego difundirlas, entregarlas o enviarlas a sus asistentes.
La día del acontecimiento, al menos una hora antes, haga un recorrido previo a muchos de los espacios contratados y cheque las condiciones.
Otros
Cheque las opciones de estacionamiento para sus asistentes, ubicación, precio, cercanía con el lugar del acontecimiento, alternativas, horas y seguridad.
·Valide si necesita valet parking para sus asistentes.
·Considere servicios extras como Centro de Negocios, Cambio de Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Turísticos o Agencia de Viajes, gym, Sala Internet, Servicio Wifi.
Defina si necesita comprar previamente regalitos para los asistentes o para asistentes específicos y cómprelos con anticipación al evento.
Corrobore que los materiales, equipos y ayudas logísticas estén en el lugar del evento al menos un día antes del mismo, compruebe la disponibilidad y el estado.
·Coordine y asegure que enseguida del evento se tenga claridad acerca de qué realizar y a quién hacer llegar los materiales, equipos y ayudas específicas que sobraron del evento y la manera sobre cómo deben retornar a proveedores, expositores, moderadores o a su oficina.
·Informe al operador de su evento los movimientos de última hora con tiempo, tan rápido estos movimientos sean conformados, sea concreto en las indicaciones y valide que fueron comprendidas verdaderamente.
Cheque las condiciones de propinas y gastos específicos.
·Al last de cada día del evento o de cada tarea, firme los recibidos de satisfacción o los comprobantes de pago y conserve una copia para la facturación definitiva.
Defina si necesita condiciones específicas de decorado o ambientación, el precio y el periodo de elaboración, así como los Subministradores y las características.
Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e Impuestos
Estime precios por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de anticipación para ratificar, reservar o cancelar.
·Verifique los impuestos de renta, sonido, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.
Corrobore si requiere permisos de entidades de control como policiales, uso de aglomeraciones, bomberos, enfermería o servicio médico.
Mande debidamente y por escrito la información de identificación de la compañía que liquidará el evento, las condiciones de pago, la confirmación de fechas, salones, alimentos y bebidas, equipos y servicios del interior o externos y de suministradores.
·Aclare las condiciones de autorizaciones para pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
Corrobore el porcentaje permitido para adicionales, el precio y qué realizar en caso de sobrantes.
Organice una junta con el operador del evento al last del día o de cada tarea especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, extras, transporte, tiempos, productos, suministradores.
·Realice la evaluación de servicio del evento y realice las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.

Evaluación y cierre
Organice una junta con el operador del evento al fin del día o de cada tarea especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, extras, traslado, tiempos, productos, suministradores.
Lleve a cabo la evaluación de servicio del evento y realice las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.

Te ofrecemos la mejor organizacion para tu evento visita nuestra pagina web : http://eventech.mx/