como organizar un evento bailable

ORGANIZACION DE EVENTOS

La manera sobre cómo preparar y organizar un evento
 
Conózca completamente lo que tiene que tener en cuenta a la hora de preparar, gestionar y llevar a cabo un evento

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¿Cuándo?

·Tenga en cuenta si las fechas del evento son flexibles o estáticas, lo que le permitirá opciones de Opciones de horarios y días y probablemente obtener mejores costos de temporada.
·Determine el plazo de anticipación para poder comunicar a sus asistentes del evento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.
·Establezca el tiempo de anticipación de salida en medios de comunicación relacionados con el evento.
el tiempo de cada tarea de la agenda, tenga claridad de las tareas que requieren una preparación previa de los asistentes, expositores, moderadores o de contenido de apoyo, su distribución y la acomodación del salón.
·Tenga en cuenta los tiempos mínimos para poder que sus asistentes consuman los alimentos y bebidas, de forma cómoda y agradable, así como el momento para poder registro, uso de facilidades sanitarios, tiempo para poder que se muevan de escenarios o realicen planificación de contenidos, reciban o entreguen accesorios de traducción o materiales especiales.
 
¿Dónde?

Transportación
la distancia del sitio del evento con métodos de transportación que sus asistentes para poder arribar a tiempo: recorrido aeropuerto, trayecto terminales de transportación, trayecto hoteles o lugares de alojamiento, centros comerciales, parques o lugares turísticos. Esto le permitirá a sus asistentes a planificar su permanencia en el evento y sus desplazamientos para poder llegar a tiempo a la totalidad de las actividades.
·Sus asistentes transportes complementarios: Si / No. organice con la suficiente la forma como sus invitados arribarán al sitio del evento.

Corrobore el número y tipo de las Cuartos, conforme con el perfil y de sus invitados o asistentes.
Suites Especiales, requiere Cuartos con Camas King Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las Cuartos tienen que estar en zona de para No-fumadores.
·El alojamiento es en el mismo sitio del evento, Si/No. En caso que no lo sea, verifique las soluciones cercanas, el tiempo y modo de transportación.
·Asegure la entidad con la que sus asistentes podrán hacer reserva de alojamiento o de transporte.
la del sitio del evento, del alojamiento y de los sitios del evento.
 
¿Cómo?

Temática

Corrobore si la temática corresponde a una época comercial, o está alineada con algún propósito de su compañía, es una fiesta, creación o una profundización de algún motivo especifico.
Corrobore si es la primera vez que hace un evento relacionado con la temática elegida.
confirme si la temática necesita un consentimiento de uso de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos específicos.
el propósito de su evento, sobre cómo evaluarlo y cuál es la meta a ganar.
Establezca un presupuesto disponible, un tope máximo a destinar y la retribución que conseguirá su evento a su flujo de caja.
el calendario de eventos que se estén haciendo en la misma localidad o región para poder evitar un enfrentamiento con la temática, asistentes o fechas no apropiados.
la agenda del evento y difundala con anticipación a sus asistentes.
Determine si requiere que sus asistentes asistan con , ropa o elementos específicos e notifíqueles con al menos tres semanas de anticipación.
si precisa una específica de sus invitados para Ciertas tareas del evento, defina las opciones e avise con tiempo si se precisa. con el personal de apoyo del sitio del evento las opciones de reparto y acomodación de los invitados en cuanto a forma, cifra, sitio y tiempo.
en la agenda actividades de entretenimiento las cuales permitan conectar a sus invitados con la empresa o evento, que se relajen y en torno a su actividad. Esto le ayuda a sostener la atención de su audiencia y la en todo el evento.

Moderadores, exponente, , o Presentadores

·Sus exponentes son nacionales o extranjeros.

·Requieren alternativas específicas de alojamiento, transportación, travesías en la localidad o sitio del evento.
·Verifique si ya conocen la localidad o sitio del evento.

·Sus exponentes son seres o famosas.

·Tenga clara la trayectoria de sus expositores, esto le posibilitará elaborar el guión de presentación o incluir la información en su product del evento.
·Sus expositores utilizan un uso exclusivo de imagen o de representación que requieren coordinación de schedule, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.
·Sus ponentes o protagonistas necesitan un lugar como camerinos para su planificación antes y posterior al evento.
·Valide las recomendaciones de la alimentación de sus moderadores, ponentes o protagonistas.
·Hable con antelación al evento con sus ponentes, artistas, profesores o moderadores para poder que haya claridad de la cifra y las peculiaridades de invitados, opciones del hospedaje, transportación y servicios específicos.
Organice con sus moderadores, ponentes, conferencistas o artistas las expectativas de las exposiciones, pídalas con antelación y establezca con claridad acerca de los tiempos de presentación.

Registro

·Valide si precisa realizar un registro al principio para el evento. Este lo podria precisar para poder inscripciones, entrega de contenido, de instrumentos de traducción simultánea, para entrega de instrumentos a emplear en ejercicios del evento.
·Verifique los datos los cuales va a imprimir en escarapelas y el método de inscripción.
·Determine qué realizar en cuestión que arriben invitados en reemplazo o conseguir del invitado principal o inicial.
Organice previamente lo que hará si arriban invitados extras a los proyectados. Esto para poder calcular salones alternos, pantallas de proyección en diversos espacios, comidas y bebidas extras y material del evento.

Invitados

·Identifique el perfil demográfico y socioeconómico de sus asistentes: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus artículos. Esto le dejará ajustar Ciertas tareas de su evento y sorprenderlos.
·Verifique si sus asistentes ya habían acudido a un evento similar realizado en su empresa o por otra compañía.
·Valide que tipo de Promoción realizará para su evento, el precio y los medios en los los que va a estar divulgada la información del evento.

Comidas y bebidas

·Verifique y sea claro si su evento abarca comidas: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En el caso que no los incluya infórmele a sus consumidores los establecimientos que hay disponibles cercanos para poder que sus consumidores posean la comodidad de encontrar con facilidad estas alternativas.
·Verifique la presentación de los comidas y bebidas.
Escoja el menú o menús antes. Investigue En Caso De Que sus asistentes necesitan dietas específicas debido a situaciones médicas, alergias o gustos.
·Tenga claridad en los precios de venta del Menú, qué incluye, los impuestos y precio de atención de meseros.
·Valide si hay adaptabilidad para poder escoger alimentos fuera del menú normal del sitio del evento.
·Verifique si proveen estaciones de café y agua: número, elementos, presentación, horario, precio, lugar y servicio.

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Verifique el precio del evento En Caso De Que sus asistentes consumen alimentos y bebidas en el mismo sitio del evento, comprendido en la precio de asistencia o lo realizan por su cuenta y los riesgos vinculados al triunfo de la coordinación de su evento.
·Calcule de 40 a 50 minutos para poder el desayuno, 50 a 60 minutos para poder el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos tambien hasta de 300 personas.
·Para más de 300 personas incremente entre 5 y 10 minutos en cada instante.
·Calcule una o dos tazas de café o aromática por invitado por la mañana. En la tarde, calcule una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.
·Verifique si necesita asistencia a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más apropiado para poder su evento. Cheque el precio de cada una de esas alternativas.
·En caso de requerir ofrecimiento de licores, considere la calidad, seguridad, diversidad e incluya usualmente la propuesta de cocteles o cervezas sin alcohol.

Salones

·Cuántos salones requiere.
Necesita salones o espacios alternos.
·De qué medida son los salones que necesita.
·Cuál es el montaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de pescado.
·Cuál es la acomodación de los salones: solo sillas, con mesas y sillas, sin mesas y sillas, otros específicos.
·El salón precisa calefacción o ventilación, audio, ayudas audiovisuales específicos.
·El salón es de sencillo ubicación para poder los invitados.
·La iluminación del salón podria ser manejada con facilidad de tal forma que no se produzcan percances en las proyecciones o calidad de las imágenes de su evento.
·Cuenta con servicios sanitarios cerca. Ubíquelos y tenga clara la información para poder informarla a sus asistentes.
Cheque el factible ruido que pudiese perjudicar el desenvolvimiento efectivo de el evento.
Necesita salones con acceso para poder personas con cualquier tipo de discapacidad.
·Verifique si tiene que reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a comercializar como zona de la ornamentación y ambientación del evento, las dimensiones y cantidades de dichos espacios, tenga clara la forma de localizar elementos publicitarios en los salones y los permisos para poder realizarlo.
Necesita facilidades de audio / vídeo propios del sitio del evento o necesita arrendamiento exterior.
Necesita proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de datos, pantallas específicas, propios del punto del evento o necesita arrendamiento externo.
·Verifique si necesita individual capacitado para poder el uso de ayudas de sound, audio o movie.
·Valide si requiere dispositivos específicas para conexión a net, proyección de audioconferencias, dispositivo de grabación de audio o de movie.
·Establezca previamente si requiere documentar memorias, testimonios durante el evento para poder luego publicarlas, darlas o mandarlas a sus invitados.
La fecha del evento, al menos una hora antes, lleve a cabo un recorrido previo a muchos de los espacios contratados y cheque las condiciones.
Otros
·Verifique las opciones de estacionamiento para poder sus invitados, ubicación, precio, proximidad con el sitio del evento, alternativas, horarios y seguridad.
Cheque si necesita valet parking para poder sus invitados.
·Considere productos extras como Centro de Negocios, Cambio de Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Turísticos o Agencia de Viajes, Gimnasio, Sala online, Servicio Wifi.
·Establezca si necesita comprar previamente obsequios para poder los invitados o para poder asistentes específicos y consígalos con antelación al evento.
Corrobore que los materiales, dispositivos y ayudas logísticas estén en el sitio del evento al menos un día antes del mismo, compruebe la disponibilidad y el estado.
Organice y ratifique que después del evento se tenga claridad qué hacer y a quién hacer llegar los materiales, dispositivos y ayudas específicas que quedaron del evento y cómo deben regresar a proveedores, expositores, moderadores o a su despacho.
Avise al operador de su evento los cambios de última hora con tiempo, tan rápido estos cambios sean conformados, sea concreto en las instrucciones y corrobore que han sido entendidas verdaderamente.
·Verifique las condiciones de propinas y costos específicos.
·Al last de cada jornada del evento o de cada actividad, firme los recibidos de satisfacción o los comprobantes de pago y guarde una copia para poder la facturación definitiva.
·Determine si necesita formas específicas de decoración o ambientación, el precio y el tiempo de preparación, así como los Subministradores y las cualidades.
Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e gravamenes
·Considere precios por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de antelación para poder confirmar, reservar o cancelar.
·Verifique los impuestos de alquiler, sonido, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.
·Valide si requiere permisos de organizaciones de tipo de vigilancia como policiales, uso de aglomeraciones, bomberos, enfermería o servicio médico.
·Envíe oportunamente y por escrito la documentación de identificación de la compañía que pagará el evento, las formas de pago, la confirmación de fechas, salones, comidas y bebidas, dispositivos y servicios internos o externos y de proveedores.
Confirme las condiciones de autorizaciones para poder pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
·Valide el porcentaje autorizado para poder adicionales, el precio y qué hacer en caso de sobrantes.
Organice una junta con el operador del evento al last del día o de cada actividad especial y evalúen los productos: salones, dispositivos, comidas, extras, transportación, tiempos, productos, proveedores.
Haga la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

Evaluación y cierre
Organice una junta con el operador del evento al fin del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, dispositivos, comidas, extras, transporte, tiempos, productos, proveedores.
Lleve a cabo la evaluación de trabajo del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

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