claves para organizar un evento empresarial

ORGANIZACION DE EVENTOS

Sobre cómo preparar y organizar un evento
 
Averigue completamente lo que tiene que tener en consideración a la hora de preparar, montar y efectuar un evento

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¿Cuándo?

·Tenga en consideración si las fechas del evento son flexibles o fijas, todo esto le permitirá validar alternativas de disponibilidad de horarios y días y seguramente conseguir mejores precios de temporada.
·Determine el plazo de anticipación para informar a sus asistentes del evento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.

·Calcule el tiempo de cada tarea de la agenda, tenga claridad de las acciones que requieren una preparación previa de los asistentes, expositores, moderadores o de contenido de apoyo, su distribución y la disposición del salón.
·Tenga en consideración los tiempos mínimos para que sus comensales consuman los alimentos y bebidas, de forma cómoda y placentera, así como el momento para registro, uso de servicios sanitarios, periodo para que se muevan de escenarios o realicen preparación de contenidos, reciban o entreguen dispositivos de traducción o elementos especiales.
 
¿Dónde?

Transportación
la lejania del sitio del evento con métodos de transporte que usarán sus asistentes para presentarse a tiempo: trayecto aeropuerto, trayecto terminales de transporte, trayecto hoteles o lugares de , centros comerciales, parques o sitios turísticos. Eso le permitirá a sus asistentes a planificar su permanencia a lo largo de el evento y sus desplazamientos para llegar a tiempo a la totalidad de las actividades profesionales.
·Sus asistentes requieren transportes complementarios: Si / No. con la suficiente la forma como sus invitados al sitio del evento.

Corrobore el número y tipo de las habitaciones, de acuerdo con el perfil y gustos de sus invitados o asistentes.
Suites Especiales, necesita habitaciones con Camas king-size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las habitaciones deben estar en área de para No-fumadores.
·El es en el mismo sitio del evento, Si/No. En caso que no lo sea, las alternativas cercanas, el tiempo y forma de .
·Asegure la entidad con la que sus asistentes podrán realizar reserva de o de traslado.
·Valide la seguridad del sitio del evento, del y de los lugares del evento.
 
¿Cómo?

Temática

Corrobore si la temática pertenece a una fecha comercial, o está alineada con algún objetivo de su firma, es una celebración, lanzamiento o una profundización de algún tema especial.
Corrobore si es la primera vez que hace un evento con la temática seleccionada.
confirme si la temática necesita un consentimiento de uso de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos .
·Establezca el objetivo de su evento, sobre cómo medirlo y cuál es la meta a alcanzar.
Defina un importe disponible, un tope máximo a destinar y la remuneración que hará su evento a su flujo de caja.
Confirme el calendario de acontecimientos que se estén haciendo en la misma ciudad o zona para prevenir un enfrentamiento con su temática, asistentes o fechas no convenientes.
la agenda del evento y difundala con antelación a sus asistentes.
si necesita que sus asistentes vistan con atuendos, vestimenta o elementos especiales e con al menos tres semanas de antelación.
·Verifique si necesita una organización especial de sus asistentes para algunas tareas del evento, las opciones e avise con tiempo si se necesita. en compañía de el personal de apoyo en el sitio del evento las opciones de distribución y acomodo de los asistentes en cuanto a forma, cantidad, sitio y tiempo.
·Incluya la agenda actividades de recreo que favorezcan conectar a sus asistentes con su firma o evento, que se relajen y distraigan en torno a su actividad. Eso le beneficia a mantener la atención de su y la estancia en todo el evento.

Moderadores, exponente, Artistas, Profesores o Presentadores

·Sus exponentes son nacionales o extranjeros.

·Requieren opciones específicas de , traslado, travesías por la ciudad o sitio en el evento.
·Verifique si ya conocen la ciudad o sitio del evento.

·Sus exponentes son seres célebres o renombradas.

·Tenga clara la carrera de sus expositores, esto le posibilitará hacer el guión de introducción o incluir la información en su material del evento.
·Sus expositores tienen un uso especial de imagen o de representación que necesitan coordinación de agenda, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.
·Sus ponentes o protagonistas ameritan un espacio como camerinos para su organización antes y después al evento.
Corrobore las recomendaciones de la alimentación de sus moderadores, ponentes o protagonistas.
Charle con anticipación al evento con sus ponentes, artistas, profesores o moderadores para que haya precisión de la cifra y las características de asistentes, condiciones del hospedaje, traslado y servicios especiales.
Organice con sus moderadores, ponentes, conferencistas o artistas las condiciones de las exposiciones, solicítelas con anticipación y fije con precisión sobre los momentos de introducción.

Registro

Corrobore si necesita hacer un registro al principio para el evento. Este lo puede necesitar para inscripciones, entrega de contenido, de elementos de traducción simultánea, para entrega de elementos a usar en tareas del evento.
Cheque los puntos que va a imprimir en escarapelas y el método de inscripción.
Acuerde qué hacer en cuestión que arriben asistentes en sustitución o conseguir del invitado principal o original.
Organice por anticipado lo que realizará si arriban asistentes extras a los proyectados. Eso para preveer salones alternos, pantallas de proyección en varios espacios, comidas y bebidas extras y material del evento.

Asistentes

·Identifique el perfil demográfico y socioeconómico de sus asistentes: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus artículos. Eso le dejará adaptar algunas acciones sobre su evento y sorprenderlos.
Investigue si sus asistentes ya habían asistido a un evento similar organizado por su firma o por otra asociación.
Investigue que clase de propaganda hará para su evento, el precio y los medios en los cuales va a estar anunciada la información del evento.

Alimentos y bebidas

Cheque y sea explícito si su evento comprende comidas: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En el caso que no los comprenda coméntele a sus consumidores los lugares que existen cercanos para que sus consumidores tengan la comodidad de hallar con mucha facilidad dichas alternativas.
Cheque la presentación de los comidas y bebidas.
·Seleccione el menú o menús previamente. Investigue si sus comensales ameritan dietas específicas debido a situaciones médicas, alergias o gustos.
·Tenga claridad en los precios del Menú, qué comprende, los impuestos y precio de servicio de meseros.
Corrobore si hay adaptabilidad para seleccionar alimentos fuera del menú estándar del sitio del evento.
Cheque si brindan estaciones de café y agua: cantidad, elementos, presentación, horario, precio, ubicación y servicio.

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Compruebe el precio del evento si sus asistentes consumen alimentos y bebidas en el mismo sitio del evento, incluido en la tarifa de concurrencia o lo realizan por su cuenta y los riesgos asociados al éxito para la coordinación de su evento.
·Calcule de 40 a 50 minutos para el desayuno, 50 a 60 minutos para el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos tambien hasta de 300 personas.
·Para más de 300 personas incremente entre 5 y 10 minutos en cada instante.
·Estime una o dos tazas de café o aromática por invitado durante la mañana. En la tarde, estime una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.
Cheque si necesita servicio a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más conveniente para su evento. Verifique el precio de cada una de esas posibilidades.
·En caso de necesitar oferta de licores, debe considerar la clase, fiabilidad, variedad e incluya en todo momento la oferta de cocteles o cervezas sin alcohol.

Salones

·Cuántos salones necesita.
·Requiere salones o espacios alternos.
·De qué medida son los salones que necesita.
·Cuál es el ensamblaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de pescado.
·Cuál es la acomodo de los salones: solamente sillas, con mesas y sillas, sin mesas y sillas, otros especiales.
·El salón necesita calefacción o ventilación, sonido, ayudas audiovisuales especiales.
·El salón es de sencillo localización para los asistentes.
·La iluminación del salón puede ser controlada con mucha facilidad de tal forma que no se produzcan fallas en las proyecciones o calidad de las imágenes de su evento.
·Cuenta con servicios sanitarios cerca. Ubíquelos y tenga clara la información para darla a sus asistentes.
Cheque el factible ruido que pueda perjudicar el desarrollo eficaz de su evento.
·Requiere salones con entrada para personas con algún clase de imposibilidad.
Cheque si tiene que reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a comercializar como zona de la decoración y ambientación del evento, las dimensiones y cantidades de los espacios, tenga clara la forma de ubicar elementos publicitarios en los salones y los permisos para lograrlo.
·Requiere servicios de audio / vídeo propios del sitio del evento o necesita alquiler externo.
·Requiere proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de datos, pantallas específicas, propios del lugar del evento o necesita alquiler externo.
Cheque si necesita personal capacitado para el uso de ayudas de sound, sonido o video.
Corrobore si necesita dispositivos específicas para conexión a net, proyección de audioconferencias, equipo de grabación de sonido o de video.
Determine por anticipado si necesita documentar memorias, testimonios a lo largo de el evento para luego difundirlas, entregarlas o enviarlas a sus asistentes.
·El día del evento, por lo menos una hora un poco antes, haga un recorrido previo a todos los espacios contratados y cheque las condiciones.
Otros
Cheque las alternativas de parqueadero para sus asistentes, ubicación, precio, cercanía con el sitio del evento, opciones, horarios y seguridad.
Cheque si necesita valet parking para sus asistentes.
Tome en cuenta servicios extras como Centro de Negocios, Cambio de Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Turísticos o Agencia de Viajes, gym, Sala Internet, Servicio Wifi.
Defina si necesita adquirir por anticipado regalitos para los asistentes o para asistentes especiales y cómprelos con anticipación al evento.
Corrobore que los materiales, dispositivos y ayudas logísticas estén en el sitio del evento al menos un día un poco antes del mismo, confirme la disponibilidad y el estado.
Organice y ratifique que enseguida del evento se tenga claridad acerca de qué realizar y a quién hacer llegar los materiales, dispositivos y ayudas específicas que sobraron del evento y cómo deben regresar a proveedores, expositores, moderadores o a su despacho.
Avise al operador de su evento los cambios de última hora con oportunidad, tan pronto estos cambios sean conformados, sea preciso en las indicaciones y corrobore que fueron entendidas verdaderamente.
Cheque las condiciones de propinas y costos especiales.
·Al last de cada día del evento o de cada actividad, firme los recibidos de satisfacción o los comprobantes de pago y guarde una copia para la facturación definitiva.
Defina si necesita condiciones específicas de decorado o ambientación, el precio y el periodo de elaboración, así como los Subministradores y las características.
Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e gravamenes
·Considere precios por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de anticipación para ratificar, reservar o cancelar.
Investigue los impuestos de alquiler, música, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.
Corrobore si necesita permisos de organizaciones de tipo de vigilancia como policiales, uso de aglomeraciones, bomberos, enfermería o servicio médico.
·Envíe debidamente y por escrito la documentación de identificación de la compañía que liquidará el evento, las condiciones de pago, la confirmación de fechas, salones, comidas y bebidas, dispositivos y servicios del interior o externos y de proveedores.
Confirme las condiciones de autorizaciones para pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
Corrobore el porcentaje autorizado para adicionales, el precio y qué realizar en caso de sobrantes.
·Haga una junta con el operador del evento al last del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, dispositivos, comidas, extras, transporte, tiempos, materiales, proveedores.
·Realice la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

Valoración y cierre
·Haga una junta con el operador del evento al final del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, dispositivos, comidas, extras, traslado, tiempos, materiales, proveedores.
Lleve a cabo la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejora para un próximo evento.

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