Cómo organizar un mezclador exitoso

Introducción

Los eventos de networking, a menudo conocidos como ‘mixers’, pueden ser una de las mejores formas para que las empresas, grupos empresariales, iglesias, asociaciones de padres y maestros y casi cualquier grupo que pueda imaginar, ayuden a sus miembros a conocer y establecer contactos. Lo mismo ocurre con las recepciones de conferencias, fiestas o casi cualquier reunión.

Pero, ¿qué tan efectivos son estos eventos? ¿Cuántas veces ha estado en una reunión social y ha visto pequeños grupos aislados o camarillas de personas que ya se conocían, juntas o sentadas pasivamente alrededor de una mesa y excluyendo efectivamente a cualquiera que quiera unirse al grupo? Seguramente esto va en contra de uno de los principales objetivos de realizar el evento o el mezclador en primer lugar. La razón por la que muchos eventos son difíciles de mezclar para las personas es debido a problemas ‘estructurales’, en otras palabras, problemas relacionados con el lugar, quién está invitado y cómo se lleva a cabo el evento.

¿Por qué es tan importante mezclar con éxito?

Si estás en el mercado laboral, conocer nuevos clientes potenciales o personas que te puedan recomendar nuevos clientes es de vital importancia y está directamente relacionado con el éxito de tu negocio. Mezclar eventos es demasiado costoso y requiere mucho tiempo para que simplemente pique bocadillos y charle con amigos, colegas o personas que ya conoce. Para una empresa, hacer tantos contactos en el menor tiempo posible no es un lujo, es una necesidad.

El evento típico

La organizadora del evento es relajante, hizo su trabajo, o eso cree ella, reservó la habitación, proporcionó transporte, reservó entretenimiento, proporcionó comida, se aseguró de que el bar estuviera abastecido y el personal del hotel estuviera disponible. Ahora está parada cerca del final de la habitación, mirando, haciendo un comentario ocasional a un colega o empleado del hotel. La comida se ve muy bien, el champán fluye, la habitación está bellamente decorada y nadie puede culpar a los arreglos prácticos. ¿Hizo su trabajo o no?

Desafortunadamente, lo que probablemente verá son algunos grupos de personas alrededor con personas en cada grupo, aparentemente ya conociéndose. Es fácil para ellos ponerse al día y disfrutar de una charla relajante. Principalmente porque la empresa paga la factura de la comida y la bebida. Estos grupos generalmente se colocan como un pequeño círculo mirando hacia adentro, totalmente inexpugnable para quienes no los conocen, ¡cada espalda es como un caparazón de armadillo! Si las cosas se mantienen en su curso natural, una noche caracterizada por camarillas introvertidas o grupos sueltos de extraños sin saber cómo conectarse de manera efectiva probablemente será una decepción para todos los involucrados. Pero, ¿qué se puede hacer para mejorar esta situación?

Cómo los organizadores pueden mejorar sus eventos

Como con cualquier buen evento, todo comienza con una excelente planificación. Asegurarse de invitar a las personas adecuadas a un evento es un gran comienzo.

Haz tus invitaciones de la manera correcta

Las invitaciones personales siempre tendrán una mejor respuesta que una invitación enviada por correo electrónico o postal. Invitaciones segmentadas Las invitaciones a funciones en iglesias, cámaras de comercio, etc. se extienden invariablemente a todos los miembros. Existe el peligro de que se formen los mismos grupos pequeños o camarillas cada vez. Se necesita un nuevo enfoque para revitalizar las reuniones y la asistencia.

Las invitaciones personales a eventos de temas específicos, segmentando la potencial «base de invitaciones» y apelando a un grupo que tendrá este tema en común, pueden ser una alternativa efectiva al evento general de networking. Por ejemplo, se puede invitar a individuos a asistir a una reunión para aquellos que quieran en los medios de comunicación o productos industriales. Se invitará a miembros involucrados en estas industrias y se extenderá una invitación general a aquellos interesados ​​en trabajar con estos profesionales.

Los organizadores también deben considerar limitar el número de personas de cualquier empresa u organización específica. Esto no solo dará una mayor impresión de exclusividad, sino que también evitará los peores excesos de clics de empresas unidas.

Siempre proporcione insignias. Incluso si se esfuerza por recordar el nombre de alguien, es muy probable que en una reunión grande que dure varias horas, olvide el apodo de alguien. Una insignia proporciona un recordatorio discreto. Los organizadores del evento deben producir tarjetas de identificación antes del evento, preferiblemente en letra grande. Si no sabe de antemano quién asistirá, el organizador debe proporcionar suficientes insignias y marcadores de calidad.

Juegos de «conocerte»

Los siguientes son algunos juegos y técnicas simples que pueden usarse para que las personas se conozcan entre sí.

El juego de introducción

Divida al grupo en parejas, averigüe lo siguiente sobre la otra persona:

  • donde naciste,
  • un hecho interesante sobre ti
  • y lo que haces en tu tiempo libre.

El siguiente paso es que tres de los grupos de dos se reúnan y cada persona presente al otro. Es un poco vergonzoso, pero conoces a una nueva persona.

‘Citas’ rápidas

Divida su grupo en aproximadamente dos grupos de igual tamaño. Asegúrese de que los grupos estén alineados, cara a cara. Cada persona tiene que presentarse y lo que hace en unos treinta segundos o un minuto (dependiendo del tamaño del grupo). También intercambian tarjetas de visita. Cuando se acabe el tiempo, el organizador debe silbar, tocar una campana o utilizar alguna otra forma clara de decirles a todos que se acabó el tiempo. En ese momento, todos pasan a la siguiente persona en la fila. El proceso comienza de nuevo. Las personas al final de las líneas deben hacer un «bucle» para que estén al principio de la línea. Es posible que deba ayudarlos con esto. Cuando todos conocen a todos, el proceso se detiene. Asegúrese de tomarse el tiempo para realizar este proceso, aunque no está de más interrumpir las cosas después de un tiempo, incluso si no se han llevado a cabo todos los arreglos de la reunión.

Si la organizadora del evento puede participar en el proceso, debería hacerlo, porque realmente ayuda, porque no es bueno verse muy «impasible».

Bingo de tarjetas de visita

Cuando las personas ingresen por primera vez a la habitación, asegúrese de poner sus tarjetas de presentación en un sombrero. Pídales que escriban un dato interesante en el reverso de la tarjeta. También deberá asegurarse de tener un premio emocionante que ofrecer como incentivo en este juego.

Cuando todos llegan, los participantes tienen unos quince minutos para caminar por la sala y recoger alrededor de 6 tarjetas de presentación cada uno. Al hacerlo, necesitan conocer la forma del nombre de la persona de quien reciben la tarjeta de presentación y un poco sobre su empresa. En este punto del ejercicio, todos deberían tener una combinación de 6 tarjetas de presentación diferentes. La persona que llama entonces saca las tarjetas de presentación del sombrero en la entrada y el ganador del ejercicio es la primera persona en sacar todas las tarjetas. La persona que llama continúa sacando tarjetas de presentación hasta que alguien tiene una «casa llena», es decir, todas las tarjetas de presentación. En caso de empate, el ganador se decidirá mediante una serie de preguntas sobre las personas cuyas tarjetas de presentación forman parte de las 6 sorteadas. Estas preguntas pueden ser un hecho interesante, ya sea que hayan escrito al respecto en el reverso o en la tarjeta, o simplemente lo que hace su empresa.

‘Etiquetar’ a las personas

Cuando la gente entre, déles a cada uno de ellos pequeñas pegatinas de colores. Intente distribuirlos en números aproximadamente similares y no use demasiados colores. En el momento apropiado, al comienzo de la reunión, pida a todos que intenten encontrar a todos los demás con su color. Es una tontería, pero es divertido, e incluso la violeta más encogida se verá obligada a hablar mientras busca color en la habitación. Este juego generalmente se usa mejor con grupos de más de 25 años. Una vez que se forman los grupos, los miembros deben averiguar a qué empresas representan e intercambiar tarjetas de presentación.

Otra variación de esto es que el organizador del evento reúne a los grupos de negocios apropiados en el mismo grupo de color, en lugar de colocar a las personas en grupos al azar. Esto aumenta la probabilidad de que la creación de redes sea beneficiosa para los miembros del grupo. Por ejemplo, el grupo rojo puede estar formado por un diseñador gráfico, una imprenta, un representante de productos promocionales, un comercializador directo, un periodista y un representante de un periódico local. Esta combinación de profesiones puede funcionar en conjunto con éxito y sus conversaciones deben ser mutuamente beneficiosas. Esto contrasta con el típico mezclador de la cámara de comercio, que puede parecer un juego de escondite para niños. Después de iniciar una conversación, exigiendo audacia y coraje, toma unos segundos darse cuenta de que el negocio del nuevo conocido no es relevante para usted. Se necesita más esfuerzo para deshacerse del vínculo inútil, antes de que se haga otro intento para encontrar el socio comercial perfecto que aparentemente está jugando a las escondidas.

Un evento de networking podría transformarse si se organizara un método, como el juego descrito, para asegurar el encuentro de profesionales de categorías mutuamente beneficiosas.

Saludar a las personas cuando llegan

Una muy buena manera de comenzar el proceso de mezcla es tener a alguien parado en la entrada para dar la mano y conocer a todos los que ingresan a la habitación. Esto funciona mejor cuando la persona que saluda es una persona de alto nivel o importante para la organización que organiza la reunión. No funciona bien si la persona a la que está saludando es un joven. En mi experiencia, la forma menos exitosa de saludar a la gente es contratar a algún tipo de recepcionista profesional. Me saludaron payasos y personas parecidas y fue vergonzoso. Sería mucho más efectivo si el CEO de la compañía pudiera estar en la puerta y estrechar la mano de todos, en lugar de charlar animadamente con sus amigos en el bar.

Encuentre más recursos para la planificación de eventos y fiestas en: social-mixing.blogspot.com/.

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