Qué es una fiesta exitosa para un organizador

¿Qué podría ser un evento exitoso para un organizador?

 

 

Los participantes se divirtieron sin haber experimentado ningúna situación que los pusiera en peligro.

Planificar un evento precisa una preparación auténtica y una cierta cantidad de conocimientos.
El trabajo en equipo resulta ser por lo tanto esencial: Para cada miembro del equipo, los roles tienen que estar bien definidos. Idealmente, designe un gerente para cada área : comunicación, prevención / seguridad, asociaciones, barra, sonido, etc.
Cuantos más asistentes esperes, más personas necesitarás para ayudarte. En general, se estima que se precisa un organizador para cada 30 asistentes. Le sugerimos que tenga una “lista de control” de todos los elementos que debe recordar.

 

¡Cuida a tus asistentes!

La organización del acontecimiento requiere mucha energía. Sería una pena olvidarse de ello. Como primer paso, considere elaborar un plan de difusión.

Etapa 1: Coordinarse dentro del equipo.

¡Mientras más estructurada sea la comunicación, tendrás excelentes resultados !
Más allá del anuncio del evento (carteles, folletos, redes, medios, sitio web …), no te olvides de promover todo lo que has organizado (DJs, animaciones), especialmente en temas de prevención, de hecho, pudieras calmar a los participantes diciéndoles que el evento se encontrará controlado y que en absoluto se corre el menor peligro.
Antes, pero de igual manera durante el evento, informa regularmente durante toda la noche las animaciones que hayas contratado por medio de proyección de vídeos en una pantalla grande, micro spots, etc.

 

Etapa 2: Seguridad: varios tips de sentido común

Evita los envases de vidrio para no correr el riesgo de que haya desafortunados accidentes. Es aconsejable usar envases desechables.
Ten cuidado con las serpentinas y luces (debido a que pueden caer y lastimar a alguien si no están cuidadosamente asegurados)
Verifica las salidas de emergencia, que estén visibles y abiertas desde el interior.
Adapta el número de entradas a la capacidad máxima del salón, esto para evitar aglomeraciones innecesarias, posibles accidentes y tener un mejor control de seguridad para los asistentes.

Etapa 3: Otras animaciones

Además de la atmósfera generada, el objetivo de las animaciones es ofrecer una alternativa al consumo de bebidas alcóholicas u otros productos. Al asistir a un evento, estamos menos sujetos a consumir (demasiado). Esto hace posible espaciar el consumo y también hace posible que las personas que no consumen bebidas alcóholicas por elección disfruten de la velada.
Animaciones que llaman la atención como Juegos, karaoke, concursos de baile, organización de concursos de cócteles sin alcohol, maquillaje, caricaturistas, conciertos, magos, etc pueden ser un excelente recurso para que el evento en cuestión sea un éxito.

Por último, servir bebidas alcóholicas no deja de tener sus consecuencias: es un producto cuyo uso conlleva muchisimos riesgos . Como organizador, ¡tu responsabilidad es muchisima! es por eso que es conveniente mantener una comunicación con tu equipo de trabajo para salvaguardar la integridad de los asistentes por medio de programas como “conductor designado” o hablar con una asociación de taxis para que puedan ofrecer un servicio seguro en caso de que se requiera o manejar horarios de servicio en la barra del recinto para dosificar el consumo de bebidas alcohólicas.

 

Teniendo en cuenta estos puntos vitales tu evento podrá ser todo un éxito.